In kleinen Unternehmen gibt es selten eine eigene IT-Abteilung. Wenn etwas nicht funktioniert, bleibt die Arbeit liegen – und irgendjemand versucht, das Problem „nebenbei" zu lösen. Meistens der Geschäftsführer, ein Mitarbeiter, der sich „ein bisschen auskennt", oder man googelt, bis es irgendwie wieder läuft.

Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert.

Ich arbeite 2024 mit kleinen Unternehmen im Raum Reutlingen zusammen und sehe dabei immer wieder die gleichen Muster. Dieser Beitrag soll zeigen, warum IT-Probleme entstehen, warum sie sich wiederholen und wie man sie pragmatisch in den Griff bekommt.

Warum IT-Probleme kleine Unternehmen besonders treffen

In großen Unternehmen gibt es klare Zuständigkeiten, Wartungsfenster und dokumentierte Prozesse. In kleinen Betrieben sieht die Realität anders aus: IT läuft nebenbei, Wartung wird aufgeschoben, Probleme werden erst angegangen, wenn nichts mehr geht.

Das ist kein Vorwurf. Es ist schlicht eine Frage von Zeit und Prioritäten. Wenn das Tagesgeschäft ruft, muss die IT warten – bis sie selbst zum Problem wird.

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Laut dem aktuellen BSI-Lagebericht 2025 sind kleine und mittlere Unternehmen besonders angreifbar. Rund 61 Prozent der erreichbaren deutschen Domains nutzen ausschließlich das ältere IPv4-Protokoll, bei 47 Prozent waren sensible Informationen öffentlich einsehbar. Das mag technisch klingen – die Konsequenz ist aber sehr real: Diese Unternehmen sind leichte Ziele für Angreifer.

Typische IT-Probleme, die ich immer wieder sehe

1. PCs werden langsam – ohne erkennbaren Grund

Updates wurden verschoben, Programme sammeln Altlasten, Systeme laufen jahrelang ohne Pflege. Irgendwann fühlt sich alles zäh an. Ein Mitarbeiter wartet 30 Sekunden, bis Excel startet. Das klingt nach wenig – hochgerechnet auf 220 Arbeitstage sind das über 100 Minuten verlorene Zeit pro Jahr. Multipliziert mit der Anzahl der Mitarbeiter wird daraus schnell ein echtes Produktivitätsproblem.

In der Praxis erlebe ich oft PCs, die noch mit alten Festplatten (HDD) statt modernen SSDs laufen. Allein der Wechsel auf eine SSD würde Bootzeiten und Programmstarts dramatisch beschleunigen. Aber weil „es ja noch läuft", wird nichts gemacht – bis es eben nicht mehr läuft.

2. E-Mail & Outlook machen Probleme

Postfächer sind überfüllt, Profile beschädigt oder Einstellungen historisch gewachsen. Kommunikation stockt – und damit auch das Tagesgeschäft. Ich habe schon Outlook-Dateien mit über 15 GB gesehen. Bei dieser Größe wird jede Operation langsam, Suchfunktionen versagen, und im schlimmsten Fall wird die Datei beschädigt.

Das Problem: E-Mail ist das Rückgrat der Geschäftskommunikation. Wenn Outlook streikt, steht oft die halbe Firma still. Dabei ließen sich solche Probleme durch regelmäßige Archivierung und saubere Einstellungen von vornherein vermeiden.

3. Updates kommen zur falschen Zeit

Entweder werden sie ignoriert – oder sie blockieren den Arbeitsplatz genau dann, wenn gearbeitet werden muss. Ich verstehe die Frustration: Man kommt morgens ins Büro, will arbeiten, und der PC installiert erstmal 45 Minuten lang Updates.

Das Problem ist: Verschobene Updates bedeuten Sicherheitslücken. Jede bekannte Schwachstelle bleibt offen. Laut aktuellen Studien richten sich 80 Prozent der Ransomware-Angriffe gegen kleine und mittlere Unternehmen. Die Angreifer nutzen dabei systematisch ungepatchte Systeme aus.

Die Lösung ist nicht, Updates zu ignorieren, sondern sie zu planen – außerhalb der Arbeitszeiten oder in koordinierten Zeitfenstern.

4. Datensicherung ist vorhanden – aber niemand weiß genau wie

Backups laufen „irgendwo". Erst im Ernstfall stellt sich heraus, dass sie unvollständig oder veraltet sind. Ich habe Fälle erlebt, wo Unternehmen dachten, ihre Daten seien gesichert – bis ein Festplattendefekt kam und sich herausstellte, dass das Backup seit Monaten nicht mehr lief.

Ein funktionierendes Backup bedeutet nicht nur, dass Daten gesichert werden, sondern auch, dass die Wiederherstellung getestet wurde. Eine Backup-Strategie ohne regelmäßige Tests ist wie eine Versicherung, bei der man nicht weiß, ob sie im Ernstfall zahlt.

5. Niemand fühlt sich wirklich verantwortlich

Das größte Problem ist oft nicht die Technik, sondern fehlende Klarheit: Wer kümmert sich dauerhaft darum? In vielen kleinen Unternehmen gibt es keinen klaren IT-Verantwortlichen. Probleme werden ad hoc gelöst, Dokumentation existiert nicht oder ist veraltet.

Wenn dann ein langjähriger Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sind plötzlich wichtige Passwörter, Konfigurationen oder Zugänge unauffindbar. Ich habe schon erlebt, dass Unternehmen ihre eigenen Serverpasswörter nicht mehr kannten, weil der frühere „IT-Beauftragte" diese nur im Kopf hatte.

Warum viele Probleme 

vermeidbar wären

Die meisten IT-Ausfälle kommen nicht plötzlich. Sie bauen sich schleichend auf: kleine Warnmeldungen, langsamer werdende Systeme, sporadische Fehler.

Wer regelmäßig hinschaut, erkennt diese Signale früh – und kann reagieren, bevor es teuer oder stressig wird. In der Praxis bedeutet das:

• Monatliche Systemchecks: Festplattenplatz, Backup-Status, Update-Stand
• Quartalsmäßige Wartung: Temporäre Dateien aufräumen, alte Programme deinstallieren, Virenscanner aktualisieren
• Jährliche Hardware-Bewertung: Sind die Geräte noch zeitgemäß oder wird es Zeit für einen Austausch?

Das klingt nach Mehraufwand – ist aber weniger Arbeit als ein kompletter Systemausfall mitten im Geschäftsbetrieb.

Warum ich IT anders angehe als viele klassische Dienstleister

Viele IT-Dienstleister arbeiten mit Ticketsystemen, Warteschleifen und festen Paketen. Das mag für große Unternehmen funktionieren. Für kleine Betriebe sorgt es oft für Frust.

Wenn Sie mich kontaktieren, sprechen Sie direkt mit der Person, die das Problem analysiert – keine Hotline, kein Weiterreichen, keine unnötigen Umwege. Ich übernehme Verantwortung: von der Einschätzung bis zur Umsetzung.

Diese direkte Arbeitsweise hat sich in über zehn Jahren bewährt. Kunden schätzen es, einen konkreten Ansprechpartner zu haben, der ihre spezifische Situation kennt und versteht. Keine anonymen Ticketnummern, sondern echte Betreuung.

Regional arbeiten hat einen klaren Vorteil

Ich arbeite bewusst regional im Raum Reutlingen, etwa 35 Kilometer Umkreis. Warum?

Kurze Wege bedeuten schnelle Reaktionszeiten. Wenn ein Server ausfällt oder ein kritisches Problem auftritt, bin ich in 20 bis 30 Minuten vor Ort – nicht in drei Tagen, wenn der nächste freie Termin im Kalender ist.

Klare Kommunikation entsteht durch persönlichen Kontakt. IT-Probleme lassen sich am Telefon oft nur schwer beschreiben. Vor Ort sehe ich sofort, worum es geht, wie die Infrastruktur aufgebaut ist und wo die eigentlichen Schwachstellen liegen.

IT ist Vertrauenssache. Vertrauen entsteht nicht durch Tickets oder automatisierte E-Mails, sondern durch Erreichbarkeit und Verlässlichkeit. Meine Kunden wissen: Wenn sie anrufen, erreichen sie mich direkt – nicht eine Zentrale in einer anderen Stadt.

Diese regionale Verankerung hat noch einen weiteren Vorteil: Ich kenne die typischen Herausforderungen kleiner Unternehmen in der Region. Ob Handwerksbetrieb, Steuerberater, Architekturbüro oder Arztpraxis – die IT-Anforderungen ähneln sich oft. Dieses Erfahrung hilft mir, Probleme schneller einzuordnen und pragmatische Lösungen anzubieten.

Fazit: IT muss nicht kompliziert sein – nur sauber betreut

Kleine Unternehmen brauchen keine hochkomplexen Systeme. Sie brauchen stabile Arbeitsplätze, planbare Updates und klare Zuständigkeiten.

Wenn Technik ruhig im Hintergrund funktioniert, kann man sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: das eigene Geschäft. Genau das ist mein Ansatz – IT so zu betreuen, dass sie nicht auffällt, weil sie einfach läuft.

Die meisten Probleme, die ich in meiner täglichen Arbeit sehe, wären vermeidbar gewesen. Nicht durch teure Investitionen oder komplizierte Lösungen, sondern durch regelmäßige Aufmerksamkeit und jemanden, der Verantwortung übernimmt.

Brauchen Sie Unterstützung bei einem ähnlichen Thema?

Ich unterstütze kleine Unternehmen im Raum Reutlingen bei IT-Problemen, Webdesign und digitalen Themen – persönlich, pragmatisch und ohne Vertragszwang.

Wenn Sie merken, dass IT-Probleme bei Ihnen immer wieder auftreten oder Sie einfach jemanden brauchen, der sich kümmert, melden Sie sich gerne.